A adesão a ata de registro de preços não prescinde da caracterização do objeto a ser adquirido, das justificativas contendo o diagnóstico da necessidade da aquisição e da adequação do objeto aos interesses da Administração, da pesquisa de preço com vistas a verificar a compatibilidade dos valores dos referidos bens com os preços de mercado e do cumprimento ao limite imposto pelo art. 8º, § 3º, do Decreto n.º 3.931/2001, segundo o qual é proibida a compra de quantidade superior à registrada na ata. Foi esse o entendimento defendido pelo relator, ao apreciar representação autuada com base em informação da Ouvidoria do TCU, versando sobre supostas irregularidades ocorridas no Tribunal Regional do Trabalho da 22ª Região (TRT/22ª Região). Realizada inspeção no órgão, a unidade técnica analisou uma série de processos em que veículos foram adquiridos utilizando-se ata de registro de preços de outro órgão. Após aprofundado exame, sobressaíram as seguintes impropriedades: 1ª) ausência de formalização de termo de caracterização do objeto, previamente à contratação; 2ª) ausência de justificativa contendo o diagnóstico da necessidade da aquisição e da adequação do objeto aos interesses da Administração; 3ª) descumprimento do § 1º do art. 15 da Lei n.º 8.666/1993, que prevê a obrigação de ampla pesquisa de mercado previamente às aquisições mediante registro de preços; 4ª) desobediência ao § 3º do art. 8º Decreto n.º 3.931/2001, que limita o quantitativo a ser adquirido em 100% daquele registrado na ata de registro de preços, tendo sido comprados quatro veículos quando a cotação realizada pelo órgão responsável pela licitação foi referente a apenas três. Uma vez confirmadas tais irregularidades, o relator propôs e o Plenário decidiu expedir determinação corretiva ao TRT/22ª Região para futuras contratações por meio de adesões a atas de registro de preços. Acórdão n.º 2764/2010-Plenário, TC-026.542/2006-1, rel. Min-Subst. Marcos Bemquerer Costa, 13.10.2010.
Comentários: como a decisão acima repreende o TRT da 22ª Região por não observar determinados procedimentos ao aderir a ARP de outro Órgão, podemos inferir que essas formalidades devem ser necessariamente observadas para o processo de "carona", seriam elas:
1ª) formalização de termo de caracterização do objeto, previamente à contratação (Termo de Referência);
2ª) justificativa contendo o diagnóstico da necessidade da aquisição e da adequação do objeto aos interesses da Administração (pode estar no próprio Termo de Referência);
3ª) ampla pesquisa de mercado previamente às aquisições mediante registro de preços (TCU entende que são, no mínimo, 3 orçamentos);
4ª) observância do limite do quantitativo a ser adquirido em 100% daquele registrado na ata de registro de preços.
Podemos concluir, então, que o Participante Extraordinário ("carona"), deve executar todos os procedimentos que faria caso fosse abrir um novo processo licitatório, até a fase de elaboração do edital, oportunidade em que, antes de preparar um instrumento convocatório, busca identificar se há alguma ARP vigente que atende a suas expectativas (produto e preço). Em havendo, deve entrar em contato com o Órgão Gerenciador, a fim de buscar informações sobre o produto registrado e a empresa fornecedora (qualidade e preço do produto, pontualidade e responsabilidade da empresa, etc), pedindo a esse autorização para aderir à ARP (para alguns autores e instrutores de cursos de capacitação é apenas uma consulta, pois nesse sentido é o texto do Decreto nº 3.931/01. Não vamos entrar no mérito dessa questão, que será objeto de outra postagem). Estando tudo certo com o objeto e fornecedor, percebendo o "Órgão Caroneiro" que há clara e comprovada vantagem na adesão, entrará então em contato com o fornecedor, pedindo a este que aceite lhe fazer o fornecimento, nas condições pactuadas na ARP. Toda essa comunicação deve ser formalizada por ofícios, que serão juntados nos autos do processo de adesão, onde também serão juntadas cópias do Edital, ARP original e contrato (se houver), bem como outros documentos que forem relevantes.
Fonte: Público Direito
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